Tổng quan

Ngành du lịch là một trụ cột quan trọng của nền kinh tế Singapore. Đặc biệt phải kể đến sự đóng góp của lĩnh vực Hội họp, Khen thưởng, Hội nghị và Triển lãm (MICE). Dù Covid-19 đã tác động đến ngành MICE của Singapore, đại dịch này cũng đã thúc đẩy sự đổi mới sáng tạo và sử dụng công nghệ. Singapore đang định hình lại tương lai của MICE, với các giao thức nghiêm ngặt và giải pháp đổi mới sáng tạo cho hành trình trọn vẹn của du khách.
 

Sự kiện Geo Connect Asia 2021 (GCA 2021) do Montgomery Events Asia tổ chức, mới đây đã diễn ra với trọng tâm cụ thể là khu vực Đông Nam Á.

Một nền tảng họp doanh nghiệp theo hình thức hydrbid (kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến) mang tính hợp tác và chiến lược nhằm giúp các chuyên gia trong ngành, các cơ quan chính phủ và các công ty khởi nghiệp cùng nhau xây dựng và phát triển kiến thức về các giải pháp toàn cầu cho dữ liệu vị trí và địa không gian của Châu Á. 

Hơn 2.200 chuyên gia trong ngành đã tham dự trực tiếp và trực tuyến, với gần 600 người trong số đó tham dự trực tiếp. Khoảng 100 đại biểu nước ngoài đến từ các quốc gia, bao gồm Bỉ, Đức, Hồng Kông, Úc, Indonesia và Malaysia đã tham dự sự kiện.
 

Montgomery Asia đã hợp tác chặt chẽ với Tổng cục Du lịch Singapore (Singapore Tourism Board, STB) để đảm bảo an toàn và sức khỏe cho những người tham dự. Điều này bao gồm việc tuân thủ các Biện pháp Quản lý An toàn (Safe Management Measures, SMM) chẳng hạn như kiểm soát mật độ tiếp xúc và sử dụng TraceTogether để hỗ trợ cho việc theo dõi tiếp xúc đối với du khách quốc tế.
 

GCA 2021 đã thử nghiệm nguyên mẫu “sự kiện hybrid” được phát triển bởi Liên minh Kích cầu bằng các Sản phẩm Du lịch An toàn và Sáng tạo cho Du khách (Alliance for Action on Enabling Safe and Innovative Visitor Experiences). Nguyên mẫu này đã cung cấp cho các đại biểu mức độ tương tác mà họ sẽ cảm thấy quen thuộc trong bối cảnh triển lãm thương mại thông thường – nhưng theo một cách an toàn hơn rất nhiều để giúp giảm thiểu nguy cơ lây nhiễm. Các cấu trúc Geo Suites đại diện cho phương thức tương tác chính giữa các du khách. Mỗi Geo Suite có hai kén họp (meeting pod), cho phép du khách tiến hành các cuộc họp kinh doanh riêng một cách an toàn. Những chiếc kén này được gắn bằng kính plexi, có micro ở cả hai bên.
 

Dựa trên những bài học và sự thấu hiểu từ TravelRevive gần đây, GCA 2021, hội nghị và triển lãm trực tiếp quy mô lớn đầu tiên trở lại sau đại dịch (tháng 11 năm 2020), đã thí điểm các giải pháp sáng tạo để tăng cường sức khỏe và an toàn cho các đại biểu, cũng như công cụ hỗ trợ kỹ thuật số để cho phép người tham gia trải nghiệm liền mạch trong môi trường Covid-19 hiện tại.
 

Andrew Phua, giám đốc điều hành phụ trách Hội nghị & Triển lãm tại Tổng cục Du lịch Singapore, cho biết: “Chúng tôi sẽ tiếp tục hỗ trợ và hợp tác với ngành MICE của chúng tôi để củng cố vị trí là một trong những điểm đến hàng đầu cho các sự kiện MICE an toàn, đáng tin cậy và đổi mới sáng tạo của Singapore. Sự kiện tập trung vào chuyển đổi kỹ thuật số và tính bền vững trong các thành phố thông minh phù hợp với những cơ hội mà Singapore đang khám phá trong môi trường mới. Geo Connect Asia 2021 cũng là triển lãm thương mại hybrid đầu tiên trong năm tại Singapore, và chúng tôi mong muốn mang đến trải nghiệm an toàn và trọn vẹn cho tất cả du khách và đại biểu của chúng tôi.”

Các sự kiện như Geo Connect Asia có thể định hình lại các triển lãm thương mại truyền thống bằng cách đổi mới hình thức tổ chức sự kiện nhằm tạo điều kiện tương tác an toàn thông qua công cụ hỗ trợ kỹ thuật số.

• Geo Suites và kén họp đã tạo điều kiện để giao lưu doanh nghiệp và chuyển giao kiến thức giữa các nhà triển lãm, diễn giả và người tham dự. 
• Các công cụ hỗ trợ kỹ thuật số tận dụng công nghệ địa không gian và công nghệ theo dõi nhiệt độ đã được triển khai để tăng cường sự an toàn cho các đại biểu.
• Công nghệ vị trí trong nhà được sử dụng để theo dõi chuyển động giữa các phòng và hỗ trợ tuân thủ các biện pháp quản lý an toàn. 
• Các kén họp, dành cho các cuộc họp được sắp xếp trước có kính plexi ngăn cách nhà triển lãm và người mua cũng như micro ở cả hai bên để có trải nghiệm thính giác tốt hơn.
• Cũng có những chiếc kén họp lớn hơn (kích thước gấp đôi) để phục vụ cho bốn người, với hai đại diện từ mỗi công ty nhằm giúp cho các cuộc thảo luận trở nên hiệu quả hơn.

Geo Connect Asia đã thử nghiệm 'Nền tảng Sự kiện An toàn' – một giải pháp công nghệ cho phép giám sát các hoạt động của sự kiện dễ dàng hơn.

• Nền tảng Safe Event (Sự kiện An toàn) ra đời từ sự ra mắt thử thách SafeEvent của Hiệp hội Tổ chức & Cung cấp Hội nghị & Triển lãm Singapore (Singapore Association of Convention & Exhibition Organisers & Suppliers, SACEOS) trên Nền tảng Đổi mới sáng tạo Mở của IMDA.
• Nền tảng Safe Event giúp các công ty trong ngành MICE điều hành các sự kiện một cách an toàn và hiệu quả mà không cần phụ thuộc nhiều vào nhân công.
• Nền tảng này tạo điều kiện thuận lợi để mở lại các sự kiện MICE tuân thủ SMM do Tổng cục Du lịch Singapore đặt ra và cung cấp cho các công ty trong ngành MICE khả năng theo dõi, giám sát, quản lý và đánh giá các hoạt động của sự kiện mà không ảnh hưởng đến sự an toàn của bất kỳ ai.
   

Nền tảng này bao gồm ba thành phần:

• Ứng dụng Safe Event (dành cho người tham dự) và
• Nền tảng Safe Event (dành cho nhà tổ chức sự kiện)
• Nền tảng Safe Event (dành cho chủ sở hữu cơ sở tổ chức sự kiện)
• Sử dụng công nghệ Bluetooth, nền tảng Safe Event sẽ có thể nhận báo cáo của tất cả những người tham dự thông qua thiết bị của người dùng đóng vai trò là phương tiện truyền dữ liệu đến bảng điều khiển nơi người tổ chức sự kiện có quyền truy cập vào các chức năng như Điểm danh (Attendance), Phân tích đường đi (Trail Analysis), Lịch sử tiếp xúc (Contact History), v.v.
• Trong trường hợp người tham dự đi vào khu vực không được phép, cảnh báo sẽ được kích hoạt cho cả người tham dự và người tổ chức sự kiện.
• Những người tham dự đã tiếp xúc gần với nhau cũng sẽ được ghi lại.

Khung Sự kiện Doanh nghiệp An toàn

Tổng cục Du lịch Singapore đã phát triển một khung quản lý rủi ro cho các sự kiện doanh nghiệp dựa trên các biện pháp quản lý an toàn nghiêm ngặt. Cho đến nay, hơn 50 sự kiện MICE đã được thử nghiệm theo Khung Sự kiện Doanh nghiệp toàn (Safe Business Events Framework) tại Singapore và có sự tham gia của hơn 6.000 người tham dự trong và ngoài nước. Đến nay, chưa có ca lây nhiễm Covid-19 nào được ghi nhận xuất phát từ những sự kiện này.
 

Khung này là một phần trong quá trình STB chuẩn bị cho việc nối lại các sự kiện B2B đã được điều chỉnh và an toàn và được tạo ra với sự tham vấn trong ngành và phù hợp với các thông lệ quốc tế. Khung quản lý này xuất phát từ những phản ánh và bài học kinh nghiệm trong nửa đầu năm 2020, khi các doanh nghiệp trong lĩnh vực MICE của Singapore lên ý tưởng và định hình lại một sự kiện.

Theo Khung sự kiện Doanh nghiệp An toàn của STB, các nhà tổ chức sự kiện (EO) phải đạt được năm kết quả chính:

1. Các biện pháp kiểm soát lây nhiễm ở mọi giai đoạn trong hành trình của người tham dự sự kiện (từ thời điểm trước đến sau sự kiện)
2. Giới hạn về mật độ tiếp xúc
3. Giới hạn tiếp xúc gần giữa các cá nhân
4. Đảm bảo một môi trường an toàn và vệ sinh
5. Chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp liên quan đến COVID-19
    

Đối với các sự kiện ở Singapore, sức khỏe và an toàn vẫn là ưu tiên hàng đầu. Tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quản lý an toàn và vệ sinh. Điều này bao gồm việc quản lý mật độ tiếp xúc và quy mô nhóm trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, các cách thức sáng tạo để đảm bảo tuân thủ điều chỉnh khoảng cách an toàn, cũng như xét nghiệm nhanh kháng nguyên trước sự kiện cho những người tham dự. Với những biện pháp này, người tham dự có thể yên tâm khi tham gia sự kiện.

Bài báo này ban đầu được xuất bản trên Exhibition World.