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Singapur, ein führendes Tourismus- und Geschäftszentrum in Asien, ist dafür bekannt, einige der prestigeträchtigsten internationalen Events von internationalen Großkongressen bis zu regionalen Sicherheitsgipfeltreffen ausgetragen zu haben. 

Die erstklassigen Voraussetzungen für Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions (MICE) des Stadtstaates haben ihm internationale Anerkennung als Top-Business- und MICE-Destination eingebracht. Singapur wurde in den letzten 16 Jahren stets zur besten Kongressstadt im asiatisch-pazifischen Raum gewählt (ICCA Global Rankings, 2017) und elfmal zur besten Tagungsstadt in Asien (Union of International Associations Global Rankings 2017).

Als eine der sichersten Städte der Welt ist Singapur auch für seine Geschäftseffizienz, Sauberkeit und Erreichbarkeit bekannt. Der Staat verfügt sowohl über eine hervorragende Infrastruktur, einschließlich einer Vielzahl von Veranstaltungsorten und Unterbringungsmöglichkeiten, als auch über Software. Es gibt qualifizierte und talentierte Mitarbeiter im Tourismusbereich, die in der Lage sind, erfolgreiche und ansprechende Meetings und Events zu organisieren.

Singapur belegte im Economist Safe Cities Index 2017 den zweiten Platz. Laut einer Umfrage des globalen Personalberatungsunternehmens Mercer, die Anfang 2016 veröffentlicht wurde, ist Singapur die sicherste Stadt in Asien und die achtsicherste der Welt.

Business as Usual angesichts der Unsicherheit

Es herrschte jedoch große Unsicherheit, was das ursprünglich am 10. Mai angekündigte Event betraf, das zwei Wochen später am 24. Mai abgesagt und eine Woche später wieder aufgenommen wurde. Die Organisatoren hatten schließlich nur elf Tage Zeit, um alle notwendigen Vorkehrungen für dieses globale Event des Jahres zu treffen.

„Wir sind es gewohnt, Dinge schnell zu erledigen, ohne auf Qualität zu verzichten – das ist die Vorgehensweise in Singapur“, sagte Janet Tan-Collis, Präsidentin der Singapore Association of Convention and Exhibition Organizer and Suppliers (SACEOS). „In unserer Branche sind kurze Durchlaufzeiten und kurzfristige Anfragen üblich. Was wichtig ist, ist unser Können, unsere Fähigkeit, diese Herausforderungen anzunehmen und sie in etwas Phänomenales zu verwandeln, und ich denke, das haben wir mit dem Gipfel geschafft.“

Aufgrund seiner historischen Bedeutung wurde jeder Aspekt des Gipfels von verschiedenen Akteuren der Tourismusbranche eingehend untersucht. Insbesondere die Mitarbeiter der Hotels The St. Regis Singapore, The Capella Resort, Singapore und Shangri-La Hotel, Singapore mussten detaillierte und spezifische Anfragen berücksichtigen und sich mit beiden Delegationen abstimmen, um deren Bedürfnisse zu erfüllen. Gleichzeitig mussten sie sich den wechselnden Zeitplänen und Reiserouten anpassen, um ihren Gästen ein nahtloses Erlebnis zu bieten und ihren Wünschen gerecht zu werden.

Diese Hotels sind keine Unbekannten für die Ausrichtung von Hochsicherheitsevents. So war das Shangri-La Hotel in Singapore der offizielle Veranstaltungsort für das wichtige Treffen des chinesischen Präsidenten Xi Jinping mit dem damaligen taiwanesischen Präsidenten Ma Ying-jeou im Jahr 2015. Seit 17 aufeinanderfolgenden Jahren ist das Hotel auch Gastgeber des Shangri-La-Dialogue, eines Events, an dem Verteidigungsminister und Delegierte aus der ganzen Welt teilnehmen.

Für den Gipfel stellte das Hotel eine internationale Task Force zusammen, die sich aus 20 weiteren Kollegen anderer Shangri-La Hotels der Region und der Geschäftsleitung der Unternehmenszentrale zusammensetzte. Die spezielle Task Force brachte Fachkenntnisse in den Bereichen Sicherheit, Technik, Housekeeping, Gastronomie sowie Kommunikation zusammen und wurde vom Präsidenten und Chief Operating Officer der Gruppe persönlich überprüft und unterstützt. 

„Es ist uns eine Ehre, ausgewählt worden zu sein, um Teil dieses wegweisenden Events zu sein. Ich bin außerordentlich stolz, Teil des Teams zu sein, das alles getan hat, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer und alle anderen Gäste ein nahtloses Shangri-La-Erlebnis hatten. Mit diesem Geist der Teamarbeit und der aufrichtigen Gastfreundschaft ist das Shangri-La Hotel Singapore in der Lage, Delegationen von solcher Bedeutung aufzunehmen“, sagte Bipan Kapur, General Manager des Hotels.  

 

Eine starke Erfolgsbilanz in Bezug auf Sicherheit

Die Gewährleistung der Sicherheit aller am Gipfel beteiligten Parteien war eine weitere große Priorität. Singapur ist weltweit führend im Bereich Ordnung und Sicherheit (Rule of Law Index 2017-2018 des World Justice Project (WJP)) und kann auf eine langjährige Erfahrung in der Ausrichtung regionaler Sicherheitsgipfel und hochkarätiger bilateraler Treffen zurückblicken.

Umfangreiche Planung und Schulung ermöglichten einen sicheren und reibungslosen Ablauf des Events ohne größere Probleme. Hochrangige Teams aus den USA und Nordkorea trafen sich eine Woche vor dem Gipfel in Singapur, um die Sicherheits-, Protokoll- und Logistikdetails festzulegen. An wichtigen Orten wie Tanglin und Sentosa Island wurden besondere Veranstaltungsbereiche ausgewiesen, in denen strengere Sicherheitskontrollen von Personen und Fahrzeugen durchgeführt wurden.

Die singapurischen Streitkräfte stationierten außerdem ein umfassendes Netz von Sicherheitskräften in ganz Singapur, das Luft-, See- und Inselverteidigung sowie Spezialoperationen umfasst, um die absolute Sicherheit aller Teilnehmer des Gipfels zu gewährleisten.

Begrüßung der weltweiten Medien

Ein weiterer einzigartiger Aspekt des Gipfels war der Empfang von über 2.500 Medienvertretern, dem größten Medienkontingent, das jemals gleichzeitig in der Republik zu Gast war. Um eine so große und vielfältige Gruppe unterzubringen, wurde das F1-Boxengebäude, das für den jährlichen FORMEL 1™ Der Große Preis von Singapur verwendet wurde, in ein dreistöckiges internationales Medienzentrum umgewandelt, das sich über 7.000 Quadratmeter erstreckte.

Da nur eine begrenzte Anzahl von Medienvertretern persönlich am Gipfel teilnehmen durfte, mussten sich einige Reporter auf Live Updates zum Event verlassen. Das rund um die Uhr geöffnete Internationale Medienzentrum wurde mit sehr schnellen Breitbandanschlüssen und einem Sendezentrum ausgestattet, um sicherzustellen, dass die Medien Informationen über den Gipfel in Echtzeit aus erster Hand erhielten, die sie dann anpassen und über das Internet in die Welt versenden konnten.

Das World Economic Forum hat in seinem Global Information Technology Report 2016 die Position Singapurs als führendes „technologiefähiges“ Land im asiatisch-pazifischen Raum bestätigt.

Herzliche Gastfreundschaft war auch ein wichtiger Aspekt dieses Mega-Media-Hostings. Eine abwechslungsreiche und umfassende Speisekarte mit 45 Gerichten aus 15 Ländern wurde von der Bodenabfertigungsfirma und der Lebensmittelfirma Singapore Airport Terminal Services Limited (SATS) für Journalisten zusammengestellt. Auf der Speisekarte standen lokale Spezialitäten, für die Singapur berühmt ist, wie Laksa (Nudeln in scharfer Suppe mit Kokosmilch) und Hühnchenreis. Insgesamt wurden in den dreieinhalb Tagen mehr als 7.000 Mahlzeiten zubereitet.

„Das Menü wurde so gestaltet, dass ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den beliebten lokalen Gerichten wie Hainanesischer Hühnchenreis und Laksa und internationalen Gerichten bestand, um die vielfältige multiethnische Kultur Singapurs zu demonstrieren“, sagte Rick Stephen, Küchenchef von SATS Ltd. „Trotz des Drucks durch die kurze Bearbeitungszeit konnten wir uns der Herausforderung dank unseres kulinarischen und technologischen Fachwissens sowie der Leistungsfähigkeit unserer beiden Inflight-Catering-Zentren, die täglich bis zu 110.000 Mahlzeiten produzieren können, stellen.“

Auch andere einheimische Lebensmittel- und Getränkehersteller standen im Rampenlicht. Old Chang Kee servierte die typischen Karipap aus einem Imbisswagen, während Ya Kun Kaya Toast neben lokalen Favoriten wie Kaya Toast mit weichgekochten Eiern lokalen Kaffee und Tee austeilte. Andere einheimische Marken wie Udders, Sogurt und Sugalight lieferten Eis.

An vier Tagen konsumierten Medien und Gäste mehr als 3.500 Becher Eiscreme, 4.000 Tassen Kaffee und Tee, 3.900 Scheiben Toast, 900 hartgekochte Eier, 2.000 Stücke gemischte Karipaps und kleine Häppchen am Spieß sowie 1.000 Schachteln mit Fertiggerichten aus 24-Stunden-Verkaufsautomaten von Chef In Box.

Das Beste aus der Zeit in Singapur machen

Trotz hektischer Zeiten konnten alle Besucher des Gipfels aufgrund der Kompaktheit und der einfachen Fortbewegungsmöglichkeiten in Singapur die zahlreichen Freizeitmöglichkeiten der Stadt erkunden, darunter Attraktionen wie Gardens by the Bay, Merlion Park und SkyPark at Marina Bay Sands®.

Nach dem Gipfeltreffen fanden einige Journalisten auch Gelegenheit, den Botanischen Garten von Singapur, der zum UNESCO-Weltkulturerbe gehört, sowie die Punggol-Siedlung zu besuchen, das jüngste Aushängeschild des erstklassigen öffentlichen Wohnungsbaus in Singapur.

Wo Entscheidungsträger zusammenkommen, sich verbinden und zusammenarbeiten

Nicholas Fang, Direktor für Sicherheit und globale Angelegenheiten am Singapore Institute of International Affairs, ist der Ansicht, dass der Gipfel das Branding Singapurs gestärkt hat. Diese Ansicht wurde von der Medienüberwachungsfirma Isentia bestätigt, die schätzte, dass 69 Prozent der Resonanz auf dem Gipfel positiv war.

Die vom Social-Media- und Nachrichtendienstunternehmen Digimind analysierte soziale Stimmung ergab, dass der Austragungsort des Gipfels (Singapur und Sentosa) weltweit etwa 36 % der Stimmen einnahm, während der Media-Intelligence-Analyst Meltwater zu dem Schluss kam, dass Singapur möglicherweise Tourismus-, Einzelhandel- und Medien-Publicity im Wert von mehr als 760 Millionen SGD (570 Millionen USD) erhalten hat.

Auch wenn der Vorhang für den historischen Gipfel gefallen ist, so ist doch klar, dass der Stern Singapurs als führende Destination für geschäftliche Events, die den Besuchern neue Möglichkeiten eröffnet, weiter aufgeht.