Tổng quan

Singapore, một trung tâm du lịch và kinh doanh hàng đầu ở châu Á, nổi tiếng là nơi đăng cai tổ chức một số sự kiện toàn cầu uy tín nhất, từ các hội nghị quốc tế quy mô lớn đến các hội nghị thượng đỉnh về an ninh khu vực. 

Năng lực tổ chức Hội họp, Khen thưởng, Hội nghị, Triển lãm (MICE) đẳng cấp thế giới đã giúp Singapore được quốc tế ca ngợi như một điểm đến cho MICE và doanh nghiệp hàng đầu. Singapore đã được xếp hạng thành phố tổ chức hội nghị hàng đầu ở khu vực châu Á-Thái Bình Dương trong 16 năm qua (ICCA Global Rankings, 2017), và 11 lần là thành phố tổ chức hội họp hàng đầu ở châu Á (Union of International Associations Global Rankings 2017).

Là một trong những thành phố an toàn nhất thế giới, Singapore còn được biết đến với hiệu quả kinh doanh, mức độ sạch sẽ và tiện ích hỗ trợ sử dụng. Singapore có cả phần cứng cơ sở hạ tầng tuyệt vời, bao gồm nhiều địa điểm và lựa chọn chỗ ở, cũng như phần mềm, với lực lượng lao động lành nghề và tài năng trong ngành du lịch có khả năng tổ chức các cuộc họp và sự kiện thành công và thu hút.

Singapore được xếp thứ hai ở Chỉ số các Thành phố An toàn của The Economist (The Economist Safe Cities Index) năm 2017. Theo một cuộc khảo sát được công bố vào đầu năm 2016 của công ty tư vấn về nguồn nhân lực toàn cầu Mercer, Singapore là thành phố an toàn nhất ở châu Á và an toàn thứ tám trên thế giới.

Kinh doanh bình thường khi đối mặt với tình hình bất ổn

Tuy nhiên, đã có nhiều bất ổn xung quanh sự kiện này: ban đầu sự kiện được thông báo sẽ diễn ra vào ngày 10 tháng 5, sau đó hai tuần lại bị hủy vào ngày 24 tháng 5, trước khi được khôi phục một tuần sau đó. Cuối cùng, các nhà tổ chức chỉ có vỏn vẹn 11 ngày để thực hiện tất cả các sắp xếp cần thiết cho sự kiện toàn cầu của năm này.

Bà Janet Tan-Collis, chủ tịch Hiệp hội Tổ chức & Cung cấp Hội nghị & Triển lãm Singapore (Singapore Association of Convention and Exhibition Organisers and Suppliers, SACEOS) cho biết: “Chúng tôi đã quen làm mọi thứ một cách nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến chất lượng – đó là cách của Singapore. “Trong ngành của chúng tôi, thời gian thực hiện ngắn và những yêu cầu vào phút chót là rất phổ biến. Điều quan trọng là tinh thần có-thể-làm của chúng tôi, khả năng đối mặt với những thách thức này và biến chúng thành một điều gì đó phi thường và tôi nghĩ đó là những gì chúng tôi đã cố gắng làm được với Hội nghị thượng đỉnh này.”

Bởi ý nghĩa lịch sử nên mọi khía cạnh của Hội nghị thượng đỉnh đều được các bên liên quan trong ngành du lịch xem xét tỉ mỉ. Đặc biệt, nhân viên khách sạn từ Khách sạn The St. Regis Singapore, The Capella Resort, Singapore và Khách sạn Shangri-La, Singapore, đã phải tính toán các yêu cầu chi tiết và cụ thể, liên lạc với cả hai đoàn để đáp ứng nhu cầu của họ trong khi đáp ứng những thay đổi về lịch trình và hành trình để mang lại trải nghiệm liền mạch và sự an tâm cho các vị khách.

Những khách sạn này không còn xa lạ với việc tổ chức các sự kiện có tính chất bảo mật cao. Ví dụ, Vào năm 2015, Khách sạn Shangri-La, Singapore, là địa điểm chính thức diễn ra cuộc gặp mang tính bước ngoặt giữa Chủ tịch Trung Quốc Tập Cận Bình và Tổng thống Đài Loan lúc bấy giờ là Mã Anh Cửu. Trong 17 năm liên tiếp, khách sạn này cũng là nơi tổ chức Đối thoại Shangri-La, một sự kiện có sự tham dự của các bộ trưởng quốc phòng và đại biểu từ khắp nơi trên thế giới.

Để tổ chức Hội nghị thượng đỉnh, khách sạn đã tập hợp một tổ công tác quốc tế bao gồm 20 đồng nghiệp được bổ sung từ các Khách sạn Shangri-La khác trong khu vực và quản lý cấp cao từ văn phòng công ty. Tổ công tác này tập hợp chuyên môn trong các lĩnh vực như an ninh, kỹ thuật, dọn phòng, thực phẩm và đồ uống, và thông tin liên lạc, đồng thời được các nhân Chủ tịch và Giám đốc điều hành của tập đoàn đánh giá và hỗ trợ. 

“Chúng tôi thực sự vô cùng vinh dự khi được chọn là một phần của sự kiện mang tính bước ngoặt này. Tôi vô cùng tự hào khi được sát cánh cùng đội, những người đã đi xa hơn nữa để đảm bảo các đại biểu và tất cả các khách mời khác có một trải nghiệm Shangri-La thông suốt. Ông Bipan Kapur, Tổng Giám đốc khách sạn, cho biết chính với tinh thần làm việc nhóm và lòng mến khách chân thành này, Khách sạn Shangri-La, Singapore có khả năng tiếp đón những đoàn khách có tầm quan trọng như vậy.  

 

Thành tích vững chắc về an toàn và bảo mật

Đảm bảo sự an toàn của tất cả các bên tham gia Hội nghị thượng đỉnh là một ưu tiên lớn khác. Xếp hạng đầu tiên trên thế giới về Trật tự và An ninh (Chỉ số Quy định Luật pháp của World Justice Project (WJP) 2017-2018), Singapore đã có thành tích đáng ghi nhận trong việc tổ chức các hội nghị thượng đỉnh về an ninh khu vực và các cuộc gặp song phương cấp cao.

Việc lập kế hoạch và đào tạo chuyên sâu cho phép sự kiện diễn ra an toàn và suôn sẻ mà không gặp trục trặc lớn. Các đội nhóm cấp cao từ Hoa Kỳ và Triều Tiên đã gặp nhau tại Singapore một tuần trước Hội nghị thượng đỉnh để hoàn thiện các chi tiết về an ninh, giao thức và logistics. Các khu vực tổ chức sự kiện đặc biệt đã được chỉ định tại những địa điểm quan trọng, bao gồm khu vực Tanglin và Đảo Sentosa, nơi sẽ tiến hành kiểm tra an ninh nghiêm ngặt hơn đối với người và phương tiện.

Lực lượng Vũ trang Singapore cũng triển khai một mạng lưới lực lượng đặc nhiệm an ninh rộng lớn và đồng bộ xung quanh Singapore. Lực lượng này bao quát các hoạt động phòng thủ trên không, trên biển, đảo và các hoạt động đặc biệt nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tất cả những người tham gia Hội nghị thượng đỉnh.

Chào đón các phương tiện truyền thông thế giới

Một khía cạnh độc đáo khác của Hội nghị thượng đỉnh là việc đón tiếp hơn 2.500 công ty truyền thông. Đây là lực lượng truyền thông lớn nhất từ trước đến nay đến với nước Cộng hòa Singapore. Để phục vụ một nhóm lớn và đa dạng như vậy, Tòa nhà F1 Pit vốn được sử dụng cho giải đua xe Giải đua xe công thức 1 Singapore Grand Prix hàng năm, đã được chuyển đổi thành Trung tâm Truyền thông Quốc tế ba tầng với diện tích hơn 2.130 mét vuông.

Với việc chỉ có một số phương tiện truyền thông hạn chế được phép trực tiếp tham dự Hội nghị thượng đỉnh, một số phóng viên đã phải dựa vào thông tin cập nhật trực tiếp của sự kiện này. Trung tâm Truyền thông Quốc tế mở cửa suốt ngày đêm và được trang bị kết nối băng thông rộng tốc độ cực nhanh và một trung tâm truyền hình để đảm bảo giới truyền thông nhận được thông tin trực tiếp theo thời gian thực của Hội nghị thượng đỉnh. Dựa vào những thông tin này, họ có thể điều chỉnh và truyền ra toàn thế giới.

Điều này đã khẳng định vị trí của Singapore là quốc gia “sẵn sàng về công nghệ” hàng đầu ở khu vực Châu Á-Thái Bình Dương do Diễn đàn Kinh tế Thế giới công bố trong Báo cáo Công nghệ Thông tin Toàn cầu năm 2016.

Sự hiếu khách nồng nhiệt cũng là một khía cạnh quan trọng trong lần đón tiếp số lượng giới truyền thông khổng lồ này. Nhà khai thác dịch vụ mặt đất sân bay kiêm công ty thực phẩm Singapore Airport Terminal Services Limited (SATS) đã chuẩn bị thực đơn đồ ăn đa dạng và đầy đủ cho các nhà báo tới thăm. Thực đơn này bao gồm 45 món ăn đến từ 15 nền ẩm thực. Thực đơn bao gồm những đặc sản địa phương nổi tiếng của Singapore như laksa (bún nước cốt dừa cay) và cơm gà. Tổng cộng, hơn 7.000 bữa ăn đã được chuẩn bị trong ba ngày rưỡi.

Rick Stephen, Giám đốc Kitchens, SATS Ltd cho biết: “Thực đơn được thiết kế để có sự cân bằng giữa các món ăn địa phương phổ biến – chẳng hạn như Cơm gà Hải Nam và Laksa – và các món ăn mang phong cách quốc tế, để giới thiệu nền văn hóa đa chủng tộc đa dạng của Singapore”. “Bất chấp áp lực từ thời gian thực hiện ngắn, chúng tôi vẫn có thể vượt qua thử thách nhờ chuyên môn về ẩm thực và công nghệ, cũng như năng lực của hai Trung tâm Dịch vụ ăn uống Trên chuyến bay có thể sản xuất lên đến 110.000 bữa ăn mỗi ngày.”

Các công ty thực phẩm và đồ uống trong nước khác cũng có dịp thể hiện vai trò của mình. Old Chang Kee phục vụ món bánh xếp cà ri đặc trưng của họ từ một xe bán đồ ăn, trong khi Ya Kun Kaya Toast phục vụ cà phê và trà địa phương cùng với các món địa phương được yêu thích, chẳng hạn như bánh mì nướng kaya với trứng luộc lòng đào. Các thương hiệu trong nước khác như Udders, Sogurt và Sugalight cung cấp kem cho sự kiện.

Trong bốn ngày, giới truyền thông và khách mời đã tiêu thụ hơn 3.500 cốc kem, 4.000 tách cà phê và trà, 3.900 lát bánh mì nướng, 900 quả trứng luộc chín, 2.000 miếng bánh xếp cà ri trộn và xiên thịt nướng nhỏ, cùng 1.000 suất ăn chế biến sẵn đóng hộp từ các máy bán hàng tự động 24 giờ do Chef In Box cung cấp.

Tận dụng tối đa trải nghiệm Singapore

Dù lịch trình có bận rộn nhưng do Singapore nhỏ gọn và dễ dàng di chuyển nên tất cả du khách tham dự Hội nghị thượng đỉnh đều có thể dành thời gian khám phá những trải nghiệm giải trí phong phú của thành phố, bao gồm các điểm tham quan như Gardens by the Bay, Công viên Merlion và SkyPark ở Marina Bay Sands®.

Ngoài Hội nghị thượng đỉnh, một số phương tiện truyền thông cũng dành thời gian để thăm Vườn Bách thảo Singapore (Botanic Gardens), Di sản Thế giới được UNESCO công nhận, cũng như khu nhà ở Punggol, dấu ấn mới nhất của hệ thống nhà ở công cộng đẳng cấp thế giới của Singapore.

Nơi những người ra quyết định quy tụ, kết nối và cộng tác

Ông Nicholas Fang, giám đốc phụ trách an ninh và các vấn đề toàn cầu tại Viện Quan hệ quốc tế Singapore (Singapore Institute of International Affairs), tin rằng Hội nghị thượng đỉnh đã thúc đẩy thương hiệu của Singapore. Quan điểm này được nhắc lại bởi công ty giám sát truyền thông Isentia. Công ty này ước tính rằng 69% dư luận tạo ra từ Hội nghị thượng đỉnh là tích cực.

Cuộc trò chuyện trên mạng xã hội được phân tích bởi phương tiện truyền thông xã hội và công ty dữ liệu Digimind tiết lộ rằng địa điểm của Hội nghị thượng đỉnh (Singapore và Sentosa) chiếm khoảng 36% thị phần tiếng nói trên toàn cầu, trong khi nhà phân tích dữ liệu truyền thông Meltwater kết luận rằng Singapore có thể đã thu được hơn 760 triệu SGD (570 triệu USD) từ du lịch, bán lẻ và hiệu quả xuất hiện trên truyền thông.

Mặc dù Hội nghị thượng đỉnh lịch sử đã khép lại, nhưng rõ ràng ngôi sao của Singapore vẫn tiếp tục vươn lên như một điểm đến để tổ chức các sự kiện doanh nghiệp hàng đầu mang lại sức mạnh cho du khách và tạo ra những tiềm năng mới.